PRIVACYBELEID

RECHT OP TOEGANG TOT INFORMATIE

1.1 Inleiding

De Zuid-Afrikaanse grondwet van 1996 verankert het fundamentele recht op toegang tot informatie, door te voorzien in een wettelijk recht op toegang op verzoek tot alle documenten die in het bezit zijn van de staat, evenals toegang tot documenten die in het bezit zijn van particuliere lichamen.

De Promotion of Access to Information Act 2 van 2000 (“de wet”), die op 9 maart in werking is getreden

2001 streeft ernaar de waarden van transparantie en verantwoordingsplicht in Zuid-Afrika te bevorderen en biedt het mechanisme voor aanvragers om hun grondwettelijke recht om toegang tot een document te vragen, uit te oefenen en te beschermen.

De wet bepaalt de volgende wettelijke rechten van aanvragers op documenten van een particulier lichaam als:

Dat dossier is vereist voor de uitoefening of bescherming van zijn of haar wettelijke rechten;
Die verzoeker voldoet aan alle procedurele eisen; En
De toegang wordt niet geweigerd op grond van enige in de wet genoemde grond.

Op grond van de wet zijn particuliere instanties verplicht een handleiding te publiceren om aanvragers te helpen die toegang tot een document willen aanvragen.

1.2 Beschikbaarheid van de Nemtek PAIA-handleiding en toegangspunt voor aanvragen

Dit document dient als de PAIA-handleiding van Nemtek (“de Handleiding”) in overeenstemming met de vereisten van sectie 51 van de wet om de toegang tot de gegevens van Nemtek te vergemakkelijken.

Een exemplaar van deze handleiding is voor iedereen beschikbaar in een PDF-versie (“Portable Document Format”) op de website van www.nemtek.co.za of op verzoek van de in deze Handleiding genoemde Informatiefunctionaris.

Nemtek onderschrijft de geest van de wet en is van mening dat deze handleiding aanvragers zal helpen bij het uitoefenen van hun rechten.

Samenvattend biedt de handleiding informatie over:

Contactgegevens van de Voorlichtingsfunctionaris;
Structuur en functies van Nemtek;
Onderwerpen en categorieën van documenten die in het bezit zijn van Nemtek; En
Procedure die moet worden gevolgd en criteria waaraan een aanvrager moet voldoen om toegang tot een document te vragen

1.3 Wie mijn toegang tot informatie verzoek

De wet bepaalt dat een verzoeker alleen recht heeft op toegang tot een stuk als het stuk nodig is voor de uitoefening of bescherming van een recht. Alleen verzoeken om toegang tot een document, waarbij de verzoeker de Informatiefunctionaris ervan heeft overtuigd dat het document vereist is om een recht uit te oefenen of te beschermen, worden in behandeling genomen. Een aanvrager kan in verschillende hoedanigheden optreden bij het indienen van een verzoek om een document.

Dit heeft invloed op het bedrag dat in rekening wordt gebracht bij het indienen van een verzoek.

Aanvragers kunnen een verzoek indienen als:

Een persoonlijke aanvrager die een dossier over zichzelf opvraagt;
Een agentaanvrager die namens iemand anders een document opvraagt met toestemming van die persoon en waar dit vereist is voor de bescherming van de wettelijke rechten van die persoon;
Een externe aanvrager die met toestemming van die persoon gegevens over iemand anders opvraagt en waar dit vereist is voor de bescherming van de wettelijke rechten van die persoon; En
Een openbaar lichaam dat een dossier kan opvragen indien:
- Het voldoet aan de vereisten van procedurele naleving;
- Het dossier is vereist voor de uitoefening of bescherming van een recht; En
- Er bestaan geen gronden voor weigering.

1.4 Contactgegevens van de informatiefunctionaris van Nemtek Sec 51(1)

De Chief Executive Officer heeft zijn/haar bevoegdheden gedelegeerd aan de onderstaande Informatiefunctionaris in termen van de wet om alle verzoeken namens Nemtek af te handelen en ervoor te zorgen dat de vereisten van de wet op een eerlijke, objectieve en onbevooroordeelde manier worden toegepast.

Contactgegevens van Nemtek

Informatiefunctionaris: Gizelle Mc Intyre
Fysiek adres: Northriding Commercial Park, Stand 251, Aintree Avenue, Northriding, Randburg, Zuid-Afrika
Postadres: Postnet Suite 328, Private Bag X3, Northriding, 2162, Zuid-Afrika
Tel: +27 (0) 11 462 8283/4
Fax: +27 (0) 11 462 7132/8844
E-mail: hr@nemtek.co.za

1.5 Beleid inzake vertrouwelijkheid en toegang tot informatie

Nemtek zal de vertrouwelijkheid beschermen van informatie die door derden aan haar wordt verstrekt, met inachtneming van de verplichtingen van Nemtek om informatie openbaar te maken op grond van toepasselijk recht of een gerechtelijk bevel dat openbaarmaking van de informatie vereist. Indien toegang wordt gevraagd tot een dossier dat informatie bevat over een derde, is Nemtek verplicht te proberen contact op te nemen met deze derde om hen op de hoogte te stellen van het verzoek.

Dit geeft de derde de mogelijkheid om te reageren door ofwel in te stemmen met de toegang, ofwel door redenen aan te geven waarom de toegang zou moeten worden geweigerd. In het geval dat de derde partij redenen aanvoert voor de ondersteuning of weigering van toegang, zal de Informatiefunctionaris deze redenen in overweging nemen bij het bepalen of toegang al dan niet moet worden verleend.

1.6 SAHRC-richtlijnen voor aanvragers inzake Sec 51 (1)(b)(i)

Op grond van artikel 10 van de wet is de Informatieregulator verplicht om de bestaande gids, die is samengesteld door de Zuid-Afrikaanse Mensenrechtencommissie (“SAHRC”), bij te werken en beschikbaar te stellen en die informatie bevat om iemand te helpen die een recht wil uitoefenen voorwaarden van de Wet en de Bescherming van Persoonlijke Informatie Wet 4 van 2013 (“POPI Wet”) voor aanvragers. Het bevat informatie ter ondersteuning van een persoon die een recht wil uitoefenen in de zin van de wet.

De SAHRC-gids is beschikbaar op de SAHRC-website op: www.sahrc.org.za.

U kunt ook aanvullende informatie opvragen om u te helpen bij het indienen van een verzoek bij de SAHRC.

Eventuele vragen kunt u richten aan:

The Zuid-Afrikaanse Mensenrechtencommissie: PAIA-eenheid

Fysiek adres: Forum 3, Braampark Office Park, Braamfontein
Postadres: Private Bag 2700 Houghton, 2041
Tel: +27 (0) 11 877 3600 (hoofdkantoor)
+27 (0) 11 877 3750 (huisartsenpost)
Fax: +27 (0) 11 403 0684
E-mail: info@sahrc.org.za
Website: www.sahrc.org.za

2. NeeEMTEK'S-STRUCTUUR

2.1 Reikwijdte

Deze handleiding is opgesteld met betrekking tot de Nemtek, waaronder verbonden entiteiten en/of volledige dochterondernemingen vallen, zoals weergegeven in bijlage A.

De reikwijdte van deze handleiding omvat de activiteiten van Nemtek buiten Zuid-Afrika en zal dienen als naslagwerk met betrekking tot de documenten die Nemtek bijhoudt op zijn statutaire zetel en diverse activiteiten.

2.2 Profiel en structuur van Nemtek

Nemtek is een leverancier van schrikdraadproducten. Nemtek produceert en levert een volledig assortiment schrikdraadapparaten en hekwerkmateriaal voor toepassingen in de landbouw, dierenbescherming, industriële, commerciële en residentiële veiligheidsafrastering.

3. KLASSE VAN RECORDS

3.1 Automatische openbaarmaking: Sec 51 (1)(b)(ii) Gegevens die automatisch beschikbaar zijn voor het publiek

De volgende documenten zijn automatisch beschikbaar op de statutaire zetel van Nemtek tegen betaling van de voorgeschreven reproductievergoeding.

Documentatie en informatie met betrekking tot Nemtek die in het bezit is van de Bedrijven en

Intellectuele Eigendomscommissie in overeenstemming met de vereisten uiteengezet in sectie

25 van de Companies Act 71 van 2008.

Product- en promotiebrochures
Nieuws en andere marketinginformatie

3.2 Wettelijke vereisten: Sec 51 (1)(b)(iii) Gegevens zijn niet automatisch beschikbaar zonder een verzoek op grond van de wet.

Gegevens worden bewaard in overeenstemming met andere wetgeving die van toepassing is op de Nemtek, waaronder, maar niet beperkt tot:

Bankenwet 94 van 1990
Basisarbeidsvoorwaardenwet 75 van 1997
Brede Black Economic Empowerment Act 53 van 2003
Wet op het bewijs van civiele procedures, 1965 (wet 25 van 1965)
Vennootschapswet 71 van 2008
Compensatie voor arbeidsongevallen en beroepsziekten Wet 130 van 1993
Mededingingswet 89 van 1998
Grondwet van Zuid-Afrika Wet 108 van 1996
Auteurswet 98 van 1987
Consumentenbeschermingswet 68 van 2008
Wet op de strafvordering 51 van 1977
Douane- en accijnzenwet, 1964
Aktenregistratiewet 57 van 1937
Incassowet 114 van 1998
Wet op elektronische communicatie en transacties 25 van 2002
Employment Equity Act 55 van 1998
Financiënwet 2 van 2007
Wet op de inkomstenbelasting 58 van 1962
Insolventiewet 24 van 1936
Arbeidsverhoudingswet 66 van 1995
Wet op de langdurige verzekering 52 van 1998
Magistrates Court Act 32 van 1944
Wet op non-profitorganisaties 71 van 1997
Arbowet 85 van 1993
Octrooiwet 57 van 1987
Pensioenfondswet 24 van 1956
Wet bescherming van informatie, nr. 84 van 1982
Wet kortlopende verzekeringen. 53 van 1998
Wet op de ontwikkeling van vaardigheden 97 van 1998
Wet op de heffingen op de ontwikkeling van vaardigheden 97 van 1999
Zuid-Afrikaanse belastingwet 34 van 1997
Statistiekwet 6 van 1999
Wet op de belasting op pensioenfondsen nr. 38 van 1996
Trust Property Control Act 57 van 1988
Werkloosheidswet 63 van 2001
Belasting over de toegevoegde waarde Wet 89 van 1991

Hoewel Nemtek u naar beste vermogen een lijst met toepasselijke wetgeving heeft verstrekt, is het mogelijk dat de bovenstaande lijst onvolledig is.

Telkens wanneer wij merken dat bestaande of nieuwe wetgeving een aanvrager toegang verleent op een andere basis dan die bepaald in de wet, zullen wij de lijst dienovereenkomstig bijwerken.

3.3 Records in bezit van Nemtek: Sec 51 (1)(b)(iv) Records Onderwerpen en categorieën

3.3.1 Bedrijfszaken en communicatie

media Releases
Nieuwsbrieven en publicaties
Maatschappelijk Investeren
Openbare bedrijfsarchieven
Geaccrediteerde records van aanbieders van vaardighedenontwikkeling

3.3.2 Bedrijfssecretariaat en bestuur

Toepasselijke wettelijke documenten
Jaarverslagen
Intern reglement van de Raad van Bestuur en het Comité van de Raad van Bestuur
Gedragscodes
Juridische nalevingsgegevens
Memoranda van oprichting
Beleid en procedures
Delen Certificaten
Aandeelhoudersovereenkomsten
Deelregisters
Wettelijke aangiften aan relevante autoriteiten
notulen van vergaderingen
Correspondentie
Risicobeveiliging en verzekeringsgegevens

3.3.3 Financiën en belastingen

Beleid en procedures
Boekhouding
Jaarrekeningen
Auditrapporten
Kapitaaluitgavenregistraties
Investeringsgegevens
Facturen en verklaringen
Managementrapporten
Records kopen
Verkoop- en leveringsgegevens
Belastingaangiften en aangiften
Transactionele gegevens
Crediteuren- en debiteurenadministratie

3.3.4 Personeelszaken

Onderwijs- en trainingsgegevens
Gegevens over personeelsbeloningen
Arbeidsovereenkomsten
werknemers informatie
Beleid en procedures
Laat gegevens achter
Medische gegevens
Pensioen- en pensioenfinancieringsgegevens
Studiebijstandregeling(en).
Belastingaangiften van werknemers
UIF-retouren
Leningen voor werknemers

3.3.5 Informatietechnologie

Overeenkomsten
Herstel na een Ramp
Hardware- en softwarepakketten
Beleid en procedures
Interne systeemondersteuning en programmering
Licenties
Besturingssystemen

3.3.6 Intellectuele eigendom

Overeenkomsten met betrekking tot intellectueel eigendom
Auteursrechten

3.3.7 Juridisch

Klachten, pleidooien, instructies en andere documenten die betrekking hebben op feitelijke of hangende rechtszaken, arbitrages of onderzoeken
Materiaallicenties, vergunningen en autorisaties

3.3.8 Verkoop, marketing en communicatie

Brochures, nieuwsbrieven en advertentiemateriaal
Klanteninformatie
Marketingbrochures
Marketing strategieën
Productbrochures
Beleid en procedures

4. VERWERKING VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE IN DE TERMEN VAN DE POPI-WET

4.1 Verwerking van persoonlijke informatie van betrokkenen: Sec 51 (1)(c)(i)

Nemtek verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen (“levende natuurlijke persoon of bestaande rechtspersoon op wie de informatie betrekking heeft”) voor de volgende doeleinden:

Het vervullen van zijn wettelijke verplichtingen in termen van toepasselijke wetgeving;
Het verifiëren van de aan Nemtek verstrekte informatie
Het verkrijgen van informatie die nodig is om contractueel overeengekomen diensten aan een klant te leveren
Het bewaken, onderhouden en beheren van contractuele verplichtingen jegens klanten, opdrachtgevers, leveranciers, dienstverleners, werknemers, bestuurders en andere derde partijen;
marketing en reclame;
Klachten oplossen en opvolgen;
Toezicht houden op en beveiligen van de activa, werknemers en bezoekers van de gebouwen van de Nemtek;
Het bijhouden van historische gegevens, onderzoek en het vastleggen van statistieken die nodig zijn om de zakelijke doelstellingen van Nemtek te verwezenlijken.

4.2 Categorieën van verwerkte persoonlijke informatie: Sec 51 (1)(c)(ii)

Nemtek kan de persoonlijke gegevens van de volgende categorieën betrokkenen verwerken. Dit omvat huidige, vroegere en toekomstige betrokkenen:

Klanten en werknemers, vertegenwoordigers, agenten, aannemers en dienstverleners van dergelijke klanten;
Leveranciers, dienstverleners aan en verkopers van Nemtek en werknemers, vertegenwoordigers, agenten, aannemers en dienstverleners van dergelijke leveranciers en dienstverleners;
Directeuren en functionarissen van Nemtek;
aandeelhouders;
Sollicitanten;
Bezoekers van alle gebouwen van Nemtek;
Klachten, correspondenten en vragen; En
informatie voor leerlingen die relevant is voor de NQF- en SAQA-wetten.

4.3 Aard van de verwerkte persoonlijke informatie: Sec 51 (1)(c)(ii)

De aard van de persoonlijke informatie die wordt verwerkt met betrekking tot de hierboven genoemde betrokkenen kan het volgende omvatten:

Naam, identificatienummer, symbool, e-mailadres, fysiek adres, telefoonnummer, locatie-informatie, online-identificator of andere specifieke toewijzing aan de persoon;
Biometrische informatie;
Informatie met betrekking tot de opleiding of het medische, financiële, strafrechtelijke of arbeidsverleden van de betrokkene;
Informatie met betrekking tot ras, geslacht, burgerlijke staat, nationale afkomst, leeftijdshandicap, taal en geboorte van de betrokkene;
De persoonlijke meningen, opvattingen of voorkeuren van de betrokkene;
Vertrouwelijke correspondentie verzonden door de betrokkene;
De standpunten of meningen van een andere persoon over de betrokkene
Beoordelingen en andere relevante informatie.

4.4 Ontvangers aan wie informatie kan worden verstrekt: Sec 51 (1)(c)(iii) Nemtek kan persoonlijke informatie verstrekken aan de volgende ontvangers:

Regelgevende, wettelijke en overheidsinstanties;
Leveranciers, dienstverleners, verkopers, klanten, agenten en vertegenwoordigers van Nemtek;
Medewerkers van Nemtek;
Aandeelhouders en andere belanghebbenden;
Externe verificatiebureaus en kredietbureaus;
Incassobureaus;
Banken en andere financiële instellingen;
Kwaliteitsborgingsraden in termen van de NQF-wet.

4.5 Geplande of toekomstige grensoverschrijdende stroom van persoonlijke informatie: Sec 51 (1)(c)(iv)

Persoonlijke informatie van betrokkenen kan over de grenzen heen worden overgedragen vanwege de hosting van een deel van de infrastructuur van Nemtek in buitenlandse rechtsgebieden. De persoonlijke informatie van betrokkenen kan ook grensoverschrijdend worden overgedragen naar andere landen waar Nemtek fysiek aanwezig is of mogelijk diensten verleent of acties uitvoert in termen van zijn contractuele verplichtingen.

4.6 Beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonlijke informatie te garanderen: Sec 51 (1)(c)(v)

Nemtek stelt en handhaaft voortdurend passende, redelijke technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de integriteit van de persoonlijke informatie in haar bezit of onder haar controle veilig is en dat dergelijke informatie wordt beschermd tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging of schade, wijziging of toegang door rekening te houden met de eisen die zijn vastgelegd in de wet, in de industriële praktijk en algemeen aanvaarde informatiebeveiligingspraktijken en -procedures die van toepassing zijn.

4.7 Specifiek beleid met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie

Het volgende beleid kan worden verkregen van Nemtek, met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie zoals bedoeld in de Wet bescherming van persoonlijke informatie nr. 4 van 2013:

Beleid voor bescherming van persoonlijke informatie
Beleid voor het bewaren van persoonlijke informatie
Beleid inzake gegevensinbreuk
Beleid inzake toegangsverzoeken van betrokkenen

4.8 Het formulier dat gebruikt moet worden om toegang te vragen tot persoonsgegevens van een betrokkene is Formulier 1 onder bijlage B van deze handleiding.

4.9 De gegevens van de Informatietoezichthouder

Fysiek adres: JD House, 27 Stiemens Street, Johannesburg, 2001
Postadres: PO Box 31533, Braamfontein, Johannesburg, 2017
E-mailadres: Klachtenmail: klachten.IR@justice.gov.za
Algemene vragen e-mail: inforeg@justice.gov.za

5. TOEGANGSPROCEDURES EN VERZOEKEN

Het doel van deze sectie is om aanvragers voldoende richtlijnen en procedures te bieden om een verzoek om toegang tot een dossier in het bezit van Nemtek te vergemakkelijken.

N Verzoeken om toegang tot persoonlijke informatie zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens nr. 4 van 2013 wordt behandeld en voorgeschreven in termen van het Nemtek's Data Subject Access Request Policy, dat kan worden verkregen bij Gizelle Mc Intyre, hr@nemtek.co.za, +27 (0) 11 462 8283/4. Bijlage B dient ingevuld te worden ingediend bij het bedrijf.

Het is belangrijk op te merken dat een verzoek om toegang tot informatie kan worden geweigerd indien het verzoek niet voldoet aan de procedurele vereisten van de wet. Bovendien geeft het succesvol invullen en indienen van een toegangsaanvraagformulier de aanvrager niet automatisch toegang tot het gevraagde record.

Een aanvraag voor toegang tot een document is onderworpen aan bepaalde beperkingen als het gevraagde document binnen een bepaalde categorie valt, zoals gespecificeerd in Deel 3, Hoofdstuk 4, van de wet.

Als redelijkerwijs wordt vermoed dat de verzoeker toegang heeft verkregen tot de administratie van Nemtek door het verstrekken van wezenlijk valse of misleidende informatie, kan er een gerechtelijke procedure tegen de verzoeker worden gestart.

5.1 Richtlijnen voor het voorgeschreven aanvraagformulier voor toegang: Sec 51 (1)(b)(iv)

Om ervoor te zorgen dat Nemtek de toegang tot een document kan vergemakkelijken, moet een aanvrager het voorgeschreven formulier Verzoek om toegang tot een document invullen, bijgevoegd als bijlage A. Het voorgeschreven formulier moet volledig worden ingevuld. Als u dit niet doet, wordt het proces uitgesteld totdat alle informatie is verstrekt.

Nemtek kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen als gevolg van de ontvangst van onvolledige formulieren. Bij het invullen van het formulier dient terdege kennis te worden genomen van de volgende instructies, omdat de Informatiefunctionaris geen enkel verzoek om toegang tot een document zal verwerken totdat hij ervan overtuigd is dat aan alle vereisten is voldaan.

Een identiteitsbewijs is vereist om de identiteit van de aanvrager te verifiëren. Als de verzoeker als gemachtigde verzoeker optreedt, moet de verzoeker een bewijs overleggen van de identiteit van de persoon namens wie het verzoek wordt gedaan, de bevoegdheid of het mandaat dat door deze persoon aan de verzoeker is gegeven, en een bewijs van de identiteit van de verzoeker, zoals hierboven bepaald. .

Typ of print in BLOKLETTERS een antwoord op elke vraag.
Indien een vraag niet van toepassing is, vermeld dan “n.v.t.” bij die vraag.
Als er niets te melden is als antwoord op een bepaalde vraag, vermeld dan 'nul' als antwoord op die vraag.
Als er op een gedrukt formulier onvoldoende ruimte is om een vraag te beantwoorden, kan aanvullende informatie worden verstrekt op een extra folio dat bij het formulier is gevoegd.
Wanneer het gebruik van een extra folio vereist is, moet u elk antwoord daarop vooraf laten gaan door de titel die op die vraag van toepassing is.

5.2 Indiening van voorgeschreven verzoek om toegang tot een registratieformulier

Het ingevulde verzoek om toegang tot een registratieformulier moet worden ingediend via de conventionele post, e-mail of fax en moet worden gericht aan de Informatiefunctionaris.

5.3 Betaling van voorgeschreven vergoedingen

Betalingsgegevens zijn verkrijgbaar bij de Informatiefunctionaris en betaling kan worden gedaan door middel van een directe storting (er worden geen creditcardbetalingen geaccepteerd). Er moet een betalingsbewijs worden overlegd. De wet voorziet in vier soorten vergoedingen:

Aanvraagkosten: Bij indiening dient een initiële, niet-restitueerbare R57.00 (incl. BTW) te worden betaald. Deze vergoeding is niet van toepassing op persoonlijke aanvragers, en verwijst naar elke persoon die toegang zoekt tot documenten die hun persoonlijke gegevens bevatten.
Reproductievergoeding: Deze vergoeding is verschuldigd voor alle documenten die automatisch beschikbaar zijn.
Toegangsvergoeding: Als het verzoek om toegang succesvol is, kan een toegangsvergoeding vereist zijn om Nemtek te vergoeden voor de kosten die gemoeid zijn met het zoeken, reproduceren en/of voorbereiden van het document. Deze vergoeding wordt berekend op basis van de voorgeschreven vergoedingen.
Waarborg: Een aanbetaling van een derde (1/3) van het bedrag van de toepasselijke toegangsvergoeding is verschuldigd als Nemtek een verzoek ontvangt om toegang tot informatie die over een andere persoon dan de verzoeker zelf wordt bewaard en de voorbereiding voor het dossier zal plaatsvinden meer dan zes (6) uur duren. Indien toegang tot het opgevraagde dossier wordt geweigerd, wordt de volledige waarborgsom aan de aanvrager terugbetaald.

5.4 Kennisgeving

Nemtek zal binnen dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek beslissen of het verzoek wordt ingewilligd of afgewezen en zal hiervan (indien nodig) met redenen omkleed kennis geven.

De periode van dertig (30) dagen waarbinnen Nemtek moet beslissen of het verzoek wordt ingewilligd of afgewezen, kan worden verlengd met een nieuwe periode van niet meer dan dertig (30) dagen, als het verzoek om een grote hoeveelheid informatie gaat, of het verzoek vereist een onderzoek naar informatie die in een ander kantoor van Nemtek wordt bewaard en de informatie kan redelijkerwijs niet binnen de oorspronkelijke periode van dertig (30) dagen worden verkregen. Nemtek zal de aanvrager schriftelijk op de hoogte stellen indien om verlenging wordt verzocht.

5.5 Records die niet kunnen worden gevonden of niet bestaan

Als Nemtek naar een document heeft gezocht en vermoed wordt dat het document niet bestaat of niet kan worden gevonden, wordt de verzoeker hiervan op de hoogte gesteld door middel van een beëdigde verklaring of bevestiging. Dit omvat de stappen die zijn genomen om te proberen het record te lokaliseren.

6. REDENEN VOOR WEIGERING VAN TOEGANG TOT GEGEVENS EN BEROEP

6.1 Weigeringsgronden: Hoofdstuk 4

De termijn van dertig (30) dagen waarbinnen de Informatiefunctionaris verplicht is te reageren op een verzoek, zoals bepaald in de wet, gaat pas in zodra een verzoeker heeft voldaan aan alle vereisten van de wet bij het verzoeken om toegang tot een document, aan de tevredenheid van de Voorlichter.

Verzoeken kunnen worden geweigerd op de volgende gronden, zoals uiteengezet in de wet:

Verplichte bescherming van de privacy van een derde die een natuurlijk persoon is, inclusief een overleden persoon, wat zou leiden tot de onredelijke openbaarmaking van persoonlijke informatie van die natuurlijke persoon;
Verplichte bescherming van commerciële informatie van een derde partij of Nemtek, als het record het volgende bevat:
- Bedrijfsgeheimen van de derde partij en/of Nemtek;
- Financiële, commerciële, wetenschappelijke of technische informatie waarvan openbaarmaking waarschijnlijk schade zou kunnen toebrengen aan de financiële of commerciële belangen van de derde partij en/of Nemtek; en Informatie die in vertrouwen door een derde partij aan Nemtek wordt bekendgemaakt als de openbaarmaking die derde partij en/of Nemtek in een nadeel of commerciële concurrentie zou kunnen brengen.
- Verplichte bescherming van bepaalde vertrouwelijke informatie van een derde partij als openbaarmaking van het document zou resulteren in een schending van een vertrouwensplicht die jegens die partij verschuldigd is in termen van een overeenkomst;
Verplichte bescherming van de veiligheid van individuen en de bescherming van eigendommen;
Verplichte bescherming van documenten die in gerechtelijke procedures niet mogen worden geproduceerd, tenzij afstand is gedaan van het wettelijke privilege; En
Verplichte bescherming van onderzoeksinformatie van een derde partij en/of van Nemtek.

6.2 Beroep

Als een verzoeker benadeeld is door de weigering van de Informatiefunctionaris om een verzoek om een verslag in te willigen, kan de verzoeker, binnen dertig (30) dagen na kennisgeving van de beslissing van de Informatiefunctionaris, bij de rechtbank om passende schadevergoeding verzoeken.

7. VOORGESCHREVEN KOSTEN: SEC 92

7.1 Reproductiekosten

De toepasselijke vergoedingen (exclusief BTW) voor reproductie zoals hierboven bedoeld zijn:

Voor elke fotokopie van een pagina op A4-formaat of een deel daarvan R3.90
Voor elk afgedrukt exemplaar van een pagina op A4-formaat of een deel daarvan op een computer of elektronisch vanaf € 4.80
Voor een kopie in computerleesbare vorm: Compact disc R56.00
Een transcriptie van een audio-opname, voor een pagina op A4-formaat of een deel daarvan – afhankelijk van offerte van dienstverlener

7.2 Verzoekkosten

Een verzoekvergoeding van R50.00 (exclusief btw) is vooraf verschuldigd wanneer een aanvrager een verzoek indient om toegang tot informatie over iemand anders dan de aanvrager.

7.3 Toegangskosten

De toepasselijke vergoedingen (exclusief BTW) die verschuldigd zijn, zijn:

Voor elke fotokopie van een pagina op A4-formaat of een deel daarvan R3.90
Voor elk afgedrukt exemplaar van een pagina op A4-formaat of een deel daarvan op een computer of elektronisch vanaf € 4.80
Voor een kopie in computerleesbare vorm: Compact disc R56.00
Een transcriptie van een audio-opname, voor een pagina op A4-formaat of een deel daarvan – afhankelijk van offerte van dienstverlener

7.4 Verzendkosten

Wanneer een kopie van het document per post moet worden verzonden, zijn de werkelijke portokosten verschuldigd naast de toepasselijke kosten.